David Fernanda Putra
Semarang - Pengelolaan arsip yang baik dapat menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya, menjamin perlindungan kepentingan nasional dan hak-hak sipil masyarakat, serta merevitalisasi sistem kearsipan.
PLH. Kepala Kantor Wilayah Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia Provinsi Jawa Tengah, Anton Edward Wardana saat membuka kegiatan pemusnahan fisik arsip dan sosialisasi Peraturan Menteri Hukum dan Hak Asasi Manusia Nomor 14 tentanf Tata Naskah Dinas yang dilakukan pada Senin (14/10) di Aula Kresna Basudewa Kantor Wilayah.
Anton mengatakan Kemenkumham telah memiliki perangkat untuk mendukung program ketertiban kearsipan pemerintah melalui Gerakan Nasional Tertib Arsip (GNSTA) yang diluncurkan pada tahun 2017.
“Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia telah memiliki perangkat terkait pedoman penciptaan arsip dan pengelolaan arsip sesuai dengan NSPK (Norma, Standar, dan Prosedur Kearsipan), ” jelas Anton dalam sambutannya.
“Kegiatan yang dilakukan mulai dari penerimaan, pengelolaan, penggunaan, pemeliharaan dan penyusutan, sehingga apat mendorong akuntabilitas, menjamin transparansi dan tata kelola yang baik dan bersih."
"Terobosan untuk mencapai tujuan penting dapat dicapai dengan memajukan arsip yang baik pengelolaannya serta penyediaan akses yang mudah dan cepat, ” lanjutnya.
Plh. Kakanwil juga menjelaskan, Kemenkumham saat ini telah memiliki aplikasi E-Arsip sebagai terobosan penyelenggaraan kearsipan dalam bidang pengembangan dan optimalisasi tatakelola kearsipan dinamis.
Terkait pemusnahan arsip, Anton menjelaskan, hal ini merupakan bagian dari pengelolaan arsip dinamis.
“Salah satu tugas pencipta arsip adalah melakukan penyusutan arsip berupa pemindahtanganan arsip, pengambilalihan arsip, dan pemusnahan arsip, berdasarkan rencana retensi arsip, ” jelas Anton.
“Pemusnahan arsip hanya dapat dilakukan terhadap arsip yang tidak aktif apabila arsip tersebut sudah tidak mempunyai nilai guna, masa penyimpanannya telah habis, tidak ada undang-undang yang melarangnya dan tidak berkaitan dengan kelengkapan proses suatu perkara”.
PLH.Kakanwil mengajak seluruh pemangku kepentingan, arsiparis Kanwil Jawa Tengah, arsiparis atau pengelola arsip Wilayah Jawa Tengah untuk mewujudkan arsip yang mendukung tercapainya indikator Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia.
Kami mengundang anda untuk berkolaborasi untuk membangun dan meningkatkan manajemen arsip dinamis.
“Pencatatan yang baik dapat memberikan manfaat nyata bagi pihak berwenang dan masyarakat yang membutuhkan informasi yang cepat, akurat, dan autentik yang dapat dipertanggungjawabkan dengan baik dan akurat, ” imbuhnya.
Sebelumnya Sekretaris Jenderal Anton Tori Octaviono dalam laporannya menyatakan tujuan kegiatan ini adalah untuk mendukung Gerakan Nasional Sadar Tertib Kearsipan (GNSTA), efisiensi dan optimalisasi ruang penyimpanan, serta pemusnahan arsip yang telah kehilangan nilainya.
Dia menjelaskan bahwa itu adalah proyek dukungan. Hal ini memungkinkan Anda menggunakan ruang yang ada secara lebih efisien, menyimpan lebih banyak catatan relevan atau penting, dan mematuhi peraturan.
Selain itu, pertukaran ini akan memperkenalkan seluruh staf Kanwil dan UPT Pemasyarakatan untuk memastikan bahwa mereka memahami peraturan baru tentang pengelolaan arsip publik, mengurangi kesalahan dalam manajemen komunikasi, dan memastikan bahwa setiap dokumen publik sesuai dengan tujuannya.
Selain itu untuk meningkatkan nilai pengawasan kearsipan di Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia Jawa Tengah agar tertata dengan baik dan terolah dengan baik sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
Kabagum mengatakan pemusnahan arsip tersebut telah disetujui oleh ANRi. Termasuk pemusnahan arsip di arsip stasiun lokal (total 1.270 berkas, dari tahun 2012 hingga 2020), dan pada Bapas Kelas II Magelang sebanyak 7.152 berkas dari tahun 1990 hingga 2020, sedangkan 165 berkas dari Lapas Kelas IIA Magelang antara tahun 1979 hingga 2019.
Kegiatan tersebut dihadiri 152 orang peserta, yang merupakan Pejabat Pembina Kepegawaian dan Pengelola Kepegawaian pada Unit Pelaksana Teknis se Jawa Tengah.
Kegiatan pemusnahan arsip disaksikan oleh Kepala Divisi Keimigrasian Is Edy Ekoputranto, Arsiparis Ahli Madya Kemenkumham, Tim Saksi dari Biro Umum, Biro Humas, Hukum dan Kerjasama, Inspektorat Jenderal, Direktorat Jenderal Pemasyarakatan dan Imigrasi serta Pejabat Administrasi Kantor Wilayah.
